Aufbewahrungsfristen und sichere Entsorgung – Was Sie zur datenschutzkonformen Löschung von Unterlagen wissen müssen

Ordnung schaffen, Datenschutz wahren

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sich früher oder später mit zwei Fragen auseinandersetzen:

Wie lange dürfen Unterlagen aufbewahrt werden – und wie werden sie danach sicher entsorgt?

Dabei geht es nicht nur um saubere Prozesse, sondern auch um handfeste rechtliche Anforderungen. Eine zu lange Speicherung verstößt gegen die DSGVO – eine unsichere Entsorgung gefährdet sensible Informationen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Zahlreiche gesetzliche Regelungen schreiben Mindestfristen vor, etwa:

• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Verträge, empfangene E-Mails
• 10 Jahre: Buchungsbelege, Rechnungen, Steuerunterlagen
• 6 Monate: Abgelehnte Bewerbungen

Achtung: Nach Ablauf dieser Fristen sind die Dokumente nicht automatisch zu löschen. Aber: Sie dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden – hier greift das Prinzip der Speicherbegrenzung aus Art. 5 DSGVO.

Sichere Entsorgung – so geht’s richtig

1. Papierdokumente:

• Aktenvernichter mit mindestens Sicherheitsstufe P-4 (DIN 66399)
• ‍Alternativ: professionelle Entsorgungsdienste mit verschlossenen Behältern und Nachweis

2. Digitale Datenträger:

• Sichere Datenlöschung mit zertifizierten Tools
• Bei Hardware: physische Zerstörung von Festplatten, USB-Sticks, Smartphones etc.
• Cloud-Dienste: Zugriffsrechte entziehen und Daten sicher löschen lassen

3. Prozesse klar regeln:

• Wer darf löschen?
• Wie wird dokumentiert?
• Wer prüft die Einhaltung?

Empfehlung: Aufbewahrungsfristen dokumentieren

Ein Fristenverzeichnis ist das ideale Hilfsmittel, um Ordnung zu schaffen. Es listet für jede Dokumentenart:

• die empfohlene Aufbewahrungsdauer
• den Zeitpunkt der Löschung
• die Zuständigkeit im Unternehmen

Damit sorgen Sie für Transparenz – und für Rechtssicherheit bei Audits oder Datenschutzprüfungen.

Fazit: Aufbewahrung ist Pflicht – aber auch die rechtzeitige und sichere Entsorgung ist essenziell. Wer Prozesse klar dokumentiert, Rollen zuweist und geeignete Löschmethoden einsetzt, erfüllt nicht nur die DSGVO, sondern stärkt das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.

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